CISV Nederland is één van de 70 ’national associations’ die internationale programma’s organiseren: zomer- of winterkampen waar delegaties van leeftijdsgenoten (vanaf 11 jaar) vanuit verschillende landen een aantal weken met elkaar doorbrengen. Jaarlijks reizen ongeveer 125 Nederlandse deelnemers af naar programma’s over de hele wereld om de kracht van diversiteit te ervaren. Dat vraagt de nodige organisatie en administratie. Daarom zoeken we nu een Systeembeheerder om ons achter de schermen te ondersteunen.
Profielschets Systeembeheerder
Maak je je snel systemen eigen en heb je kennis van of wil je je verdiepen in AVG-regelgeving? Ervaring met CRM-systemen en vind je je weg binnen Google Workspace? Als Systeembeheerder ben je verantwoordelijk voor de gebruikersaccounts van actieve leden en overzie je correct gegevensbeheer. Dankzij jou hebben nieuwe commissieleden binnen korte termijn hun rechten en weten ze hun weg te vinden. Bestanden zijn up to date, en gegevens worden niet langer bewaard dan nodig.
De functie van Systeembeheerder betreft – net als alle andere functies binnen CISV Nederland – een onbetaalde functie.
Taken en verantwoordelijkheden
De voornaamste systemen waarmee we werken als CISV Nederland zijn Google Workspace en een CRM-omgeving. Vanuit CISV International is er MyCISV voor met name deelnemersregistraties en informeren van de lokale stafgroepen. Prioriteit ligt dan ook bij:
- Onboarding nieuwe commissie / bestuursleden: accounts instellen en rechten toekennen. En weer netjes afronden van toegang bij vertrek van de actieve leden.
- CRM-systeem met deelnemers op orde houden; inrichten voor de nodige kampen, en het opschonen hiervan weer coördineren/controleren.
- Bestuurs- en commissieleden in MyCISV de juiste rollen toekennen, daarmee kunnen zij deelnemers aan de juiste kampen toevoegen voor de voorbereidingen door de lokale stafgroepen.
In de periode september tot januari wordt meer ‘ad hoc’ werk verwacht: wisseling commissieleden na de zomer, afronden van het lopende seizoen en vraagbaak voor registratieperiode van het nieuwe seizoen. Andere maanden is er meer ruimte voor bijvoorbeeld:
- In het oog houden van documentenbeheer,
- In kaart brengen processen en evt opstellen handleidingen,
- Behoeften en wensen voor systeeminrichting verzamelen en prioriteren,
- Ondersteunen bij vragen van ouders/deelnemers over MyCISV (maar beheer van MyCISV ligt bij CISV International).
De rol binnen CISV Nederland
CISV Nederland bestaat geheel uit vrijwilligers, zo’n 40 actieve leden in bestuur en commissies. Per jaar hebben we een wisseling van ca. 25% van deze vrijwilligers.
Jouw eerste aanspreekpunt is de Secretaris van het Dagelijks Bestuur, maar je overlegt ook met Risk management en schakelt met het Secretariaat.
Systeembeheerder op zichzelf staand is een nieuwe rol binnen CISV Nederland. De functie- en taakomschrijving zijn in overleg verder vast te stellen. Afhankelijk van tijd en affiniteit kan afgestemd worden hoe de rol verder in te vullen.
Reageren
De startdatum is in overleg, maar bij voorkeur rond april. De sollicitaties (korte motivatie en je CV) worden behandeld door twee bestuursleden. Het overleggen van een Verklaring omtrent Gedrag maakt deel uit van de procedure.
Reageren kan via secretaris@cisv.nl. Neem bij vragen of interesse ook vrijblijvend contact op via bovenstaand e-mailadres of 06-41813842 (Merel van Amerongen, graag eerst een appje).